Auslagenersatz richtig abrechnen

der Aplus-Tipp des Monats September:

Viele Fälle der Auslagenabrechnung mit Freiberuflern bereiten in der Praxis große Schwierigkeiten. Die Unternehmen stehen immer wieder vor der Frage, wer die Originalbelege aus umsatzsteuerrechtlichen Gründen aufzubewahren hat.

Wir werden dieses Thema mit einem Fallbeispiel erklären:

Der freiberufliche Referent und der Seminarveranstalter treffen folgende Honorarvereinbarung:

Für den Vortrag erhält R ein Honorar von € 1.000. Daneben übernimmt S alle durch die Veranstaltung verursachten Auslagen des R.

Folgende Auslagen sollen zum Honorar abgerechnet werden:

  1. Taxikosten von € 128 – Rechnung läuft auf R „im eigenen Namen“ (Fallgruppe 1)
  2. Kosten von € 360 zzgl. € 68,40 USt für die Auslagen im Copyshop. Die Kopien der Handouts im Copyshop werden von R „im Namen und für Rechnung“ des S beauftragt. Somit wird die Rechnung auf den Namen von S ausgestellt, jedoch sofort von R bezahlt. (Fallgruppe 2)

Fallgruppe 1 (=unechter Auslagenersatz) ist der Regelfall. Der Rechnungsempfänger S benötigt für den Vorsteuerabzug lediglich die Rechnung von R. Originale der Eingangsrechnungen von R sind nicht erforderlich. R muss die Weitergabe der Rechnungsoriginale ablehnen, um selbst den Vorsteuerabzug geltend machen zu können. R hat nur Nettobeträge abzurechen.

(im Bsp. 7 % USt für Taxikosten: € 128 : 1,07 = € 119,63)

Fallgruppe 2 (=echter Auslagenersatz) kommt eher selten vor und greift nur bei Abrechnungen von Leistungen „im Namen und für Rechnung“ des Rechnungsempfängers. In diesen Fällen müssen die Originalbelege an S zur Aufbewahrung übergeben werden. R benötigt für diesen durchlaufenden Posten die Originale nicht. Eine Kopie als Nachweis reicht aus.

Korrekte Rechnung:

Honorar € 1.000,00
Taxi (€ 128 : 1,07 = Nettorechnungsbetrag Taxi) €    119,63
Zwischensumme € 1.119,63
USt (19 % auf Gessamtsumme € 1.119,63 / keine Aufteilung) €    212,73
zzgl. verauslagter Kopierkosten (=Bruttorechnungsbetrag CopyShop) €    428,40
Endsumme (von S an R zu zahlen): € 1.760,76

Für weitere Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

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Aufbewahrung und Archivierung von elektronischen Kontoauszügen

der Aplus-Tipp des Monats Februar:

Elektronische Kontoauszüge gewinnen immer stärker an Bedeutung und werden grundsätzlich auch steuerlich anerkannt.

Folgende Voraussetzungen sind dafür zu beachten:

Sofern es sich um betriebliche Konten handelt (keine Privatkonten) ist der elektronischen Kontoauszug bei Eingang

  • auf seine Richtigkeit überprüfen und
  • diese Prüfung auch dokumentieren.

In elektronisch übermittelter Form eingegangene Kontoauszüge sind auch in elektronischer Form aufzubewahren. Die alleinige Aufbewahrung eines Papierausdrucks genügt nicht den Aufbewahrungspflichten. Die Ausdrucke ersetzen also nicht den Papierauszug.

Bei elektronischen Kontoauszügen muss auch das Datenzugriffsrecht beachtet werden. Für die Dauer der Aufbewahrungspflicht sind die Daten sicher zu speichern, gegen Verlust zu sichern und jederzeit maschinell auswertbar für eine Außenprüfung zur Verfügung zu stellen.

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Führung eines Kassenbuchs

unser Tipp des Monats Juni:

Das Thema „Kasse“ ist bei Prüfungen immer wieder relevant, daher haben wir für Sie ein übersichtliches Merkblatt zusammengestellt. Dieses gibt Antworten zu den häufigsten Fragen.

Besonders zu beachten:

  • Notwendigkeit einer täglichen Kassenbuchführung mit täglichen manuellem Kassensturz (Bargeld zählen)
  • Kassensoftware deren Eintragungen nicht abänderbar sind oder handschriftliche Kasse, keine Excel-Kasse
  • Alte Registrierkassen sind bis 31.12.16 auszutauschen, falls diese nicht nachrüstbar sind
  • Aufbewahrungspflicht aller digitalen Unterlagen, 10 Jahre lang, unveränderbar und vollständig, insbes. Gesamtkassenstreifen und Z-Bon mit lückenloser fortlaufender Nummerierung, Bedienungsanleitung der Registrierkasse
  • Keine Vermischung von Privatkonten mit Geschäftskonten, Einzelaufzeichnungen (insbesondere bei geschlossenen Veranstaltungen, bei Auslandssachverhalten oder größeren Einnahmen
  • bei Einnahmen ab 15.000 € muss nach dem GwG die Identität des Geschäftspartners festgehalten werden

Bitte klicken Sie auf Merkblatt, um dieses zu öffnen.

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