Aufbewahrung und Archivierung von elektronischen Kontoauszügen

der Aplus-Tipp des Monats Februar:

Elektronische Kontoauszüge gewinnen immer stärker an Bedeutung und werden grundsätzlich auch steuerlich anerkannt.

Folgende Voraussetzungen sind dafür zu beachten:

Sofern es sich um betriebliche Konten handelt (keine Privatkonten) ist der elektronischen Kontoauszug bei Eingang

  • auf seine Richtigkeit überprüfen und
  • diese Prüfung auch dokumentieren.

In elektronisch übermittelter Form eingegangene Kontoauszüge sind auch in elektronischer Form aufzubewahren. Die alleinige Aufbewahrung eines Papierausdrucks genügt nicht den Aufbewahrungspflichten. Die Ausdrucke ersetzen also nicht den Papierauszug.

Bei elektronischen Kontoauszügen muss auch das Datenzugriffsrecht beachtet werden. Für die Dauer der Aufbewahrungspflicht sind die Daten sicher zu speichern, gegen Verlust zu sichern und jederzeit maschinell auswertbar für eine Außenprüfung zur Verfügung zu stellen.

Für weitere Informationen und Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Ihre Aplus Steuerberater

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Archivierung von elektronischen Kontoauszügen

Tipp des Monats September:

Ein Papierausdruck der im Onlinebanking meist üblichen elektronischen Kontoauszüge und eine anschließende Löschung des digitalen Dokuments, verstößt gegen die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für Unternehmer.

Archivieren sie daher das ursprüngliche digitale Dokument für i. d. R. 10 Jahre so, dass die Daten jederzeit ohne größeren Aufwand verfügbar und lesbar gemacht werden können.

LfSt Bayern, Vfg. v. 19.5.2014

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