der Aplus-Tipp des Monats:
Grundsätzlich sind ab 2025 elektronische Rechnungen Pflicht für inländische Unternehmer im umsatzsteuerpflichtigen B2B-Bereich (Business to Business), doch es gibt Ausnahmen.
Definition E-Rechnung:
- Eine in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellte, übermittelte und empfangene Rechnung, die eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.
E-Rechnungen sind nach den Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU (EN-Norm 16931) auszustellen. Z.B. Formate XRechnung oder ZUGFeRD (ab Version 2.0.1). Eine Übermittlung über einen EDI-Kanal, der nicht gleichzeitig mit der EN-Norm 16931 interoperabel ist, ist nach derzeitigem Stand nur bis zum 31.12.2027 zulässig. Andere strukturierte elektronische Formate sind zulässig, sofern dies zwischen Aussteller und Empfänger vereinbart ist und das Format die richtige und vollständige Extraktion der nach diesem Gesetz erforderlichen Angaben aus der elektronischen Rechnung in ein Format ermöglicht, das der genannten Norm entspricht oder mit dieser interoperabel ist. - Eine Rechnung als einfache pdf-Datei ist keine E-Rechnung.
Übergangsvorschriften:
- Zwischen dem 01.01.2025 und dem 31.12.2026 ausgeführte Umsätze können befristet bis zum 31.12.2026 statt per E-Rechnung auch noch per sonstiger Rechnung auf Papier oder mit Zustimmung des Empfängers in einem anderen elektronischen Format abgerechnet werden.
- Inländische Unternehmer mit einem Gesamtumsatz von bis zu € 800.000 im vorangegangenen Kalenderjahr können im Jahr 2027 noch Papierrechnungen und sonstige elektronische Rechnungen im B2B-Verkehr ausstellen.
- Im Jahr 2027 ausgeführte Umsätze können befristet bis zum 31.12.2027 statt per E-Rechnung auch per sonstiger Rechnung in einem anderen elektronischen Format ausgestellt werden, wenn diese mittels des bisherigen EDI-Verfahrens übermittelt wird.
Ausnahmen von der Pflicht:
- Kleinbetragsrechnungen bis € 250, Fahrausweise
- Rechnungen für umsatzsteuerfreie Umsätze
- Rechnungen an ausländische Unternehmer oder an Privatpersonen
Sonstiges:
- Bei Nichteinhaltung der E-Vorschriften kann u. U. der Vorsteuerabzug versagt werden.
- Auch Vermieter, die umsatzsteuerpflichtig vermieten, unterliegen den E-Vorschriften.
- Wie bisher sind Rechnungen innerhalb von 6 Monaten auszustellen.
- Auch E-Rechnungen unterliegen der 10-jährigen Aufbewahrungspflicht.
- Archivierungspflicht in unveränderter digitaler Form (Formattreue) z.B. in einem Dokumentenmanagementsystem mit Indexzuteilung pro Dokument.
Zukunft:
- Langfristig wird es ein Plattform-Modell geben, welches bestimmte Daten aus der E-Rechnung automatisch an die Finanzverwaltung (!) weiterleitet.
Übersicht der Übergangsregelungen zur E-Rechnung:
Quelle: Deubner-Merkblatt „Elektronische Rechnung 04/2024“ sowie Steuerseminare Graf /WC-Gesetz 04/2024
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